企业电子档案管理模式的创新与应用
时间:2019-03-26 10:41:11 来源:仓山新闻网 作者:匿名


企业电子档案管理模式的创新与应用

作者:未知

近年来,中国的社会水平和科技水平不断提高。基于这种形式,企业系统逐渐向越来越多的信息化发展,作为企业管理重要组成部分的文件管理模式也发生了变化。在传统阶段,企业的内部文件管理依赖于手动手动复制。其实质是档案实体的档案模式。随着企业的不断发展,传统的纸质实体文件管理模式已经不能满足企业的实际需求,不仅存储难度大。更大,搜索数据非常不方便。此外,这些档案的编制和存档需要大量的人力物力,这与企业的经济利益追求相悖。因此,企业档案管理转变为电子化和信息化是必然趋势。在此背景下,本文以企业电子文件管理模式的创新和应用为主要讨论内容,探讨了企业文件管理工作的现状。

一,企业档案管理现状评估

1.档案材料不完整

缺乏档案归档材料是现阶段企业档案管理中的常见问题。在日常工作中,只对一些文件和材料进行分类和存档,并且存在科技数据的疏忽案例。即使存在科技资料的存档和存储感,也存在使用复制品而不是原始材料的情况,因此无法保证档案的真实性和可靠性。

2.文件管理系统存在缺陷

对于文件管理,非常强大的实用性和专业性是其基本特征,并且类型非常复杂。目前,中国企业普遍缺乏对文件管理的关注。因此,文件管理系统不够完善。有一些缺陷。文件管理没有相关的基础,导致档案材料的混淆,分类和分类。清除,页码标签不规范,仓储时间不及时等,使后续搜索各类数据非常困难,不可能准确报告硬件企业的运行历史和状态。

3.文件管理方法是向后的

在这个阶段,中国的科技水平迅速发展,企业就业逐渐转向网络和信息化。但是,在企业内部的文件管理方面,它仍处于传统的管理级别,而计算机仅作为辅助工具存在。根本原因是企业领导层没有对文件管理给予足够的重视。相关文件管理人员对文件管理没有清晰的认识,工作过程有过去和过去的态度。因此,仍然采用传统的落后管理方法,不仅工作效率低下,而且工作质量也不高。不能保证。 (王丽华。企业电子档案管理的重要性与安全管理分析[J]。城建档案,2018(03):61-62。二,企业电子档案管理模式的创新战略和应用

1.增强企业领导层对文件管理的重视程度

企业领导对档案管理工作的态度直接决定了员工的工作方式。例如,如果企业领导对文件管理工作没有给予足够的重视,并且存在可选的误解,下面的工作人员将很容易带来工作的负面意图。在人们的工作中,各种档案的管理不够细致和全面,只有档案管理工作停留在表面阶段,档案管理工作的优势不能具体给出。 (马仁杰,刘俊玲。论电子档案开放利用中信息安全的问题与对策[J]。档案通信,2012(03):66-60。)因此,企业领导应首先强调文件管理。在某种程度上,这种强调逐渐渗透到员工中,以确保员工对档案管理负责和认真。

2.建立并构建完整的文件管理系统

没有任何规则和规定不适用。它也适用于文件管理。文件管理系统是企业文件管理顺利进行的基本前提。它也是员工工作的直接基础。如果文件管理系统存在缺陷,将导致失业工作。在这种情况下,相关领导需要根据企业的发展状况建立和完善文件管理系统,规定文件管理工作的细节和托管人应收集的文件类型,并明确转移档案材料的规则,以确保工作。人员的日常工作可以遵循规则和证据,从而保证文件管理工作的准确性和有效性。 (李晓红。信息时代企业电子档案管理探讨[J]。现代工商,2013,25(17):168-169。

3.积极应用电子信息技术

近年来,中国的科学技术越来越发达。将其应用于办公场地,可以大大降低工作强度和难度,有效提高工作效率和工作质量。对于企业文件管理,可以应用扫描仪和数据库等高级科学技术,扫描和分类需要存档的所有文件或材料,从而确保数据的真实性并提高存档的稳定性。无需为了企业的损失而不正确地存储原始数据。数据库的应用为员工提供了极大的便利,可以设置相关人员的查询权限。每个人都可以根据自己的权限查询数据库中所需的信息,消除数据传输和保存工作的环节。时间提高了工作效率。 (吴伟。企业电子档案管理存在的问题及对策[J]。档案馆,2012(06):57-58。4.提高员工档案保护意识

与传统的文件管理模式相比,电子文件管理模式大大提高了方便性和准确性,不仅节省了以往员工归档归档的时间和工作量,而且便于相关资料的搜索。然而,电子文件管理的主要缺点之一是数据丢失。这种类型的损失分为故意盗窃和无意损失。 (戴玲,彭延国,彭长根。大数据环境下电子档案信息安全问题及对策[J]。兰泰世界,2016(29):25-26。)故意盗窃是指信息技术的使用通过不法分子。该公司的机密文件因非法利润或其他交易而被盗。因此,企业在采用电子文件管理模式时需要加强电子保护,建立多层防火墙并定期维护,以减少信息被盗的可能性。意外损失是指由于相关工作人员的错误而意外删除档案。如果信息完全丢失,可能会给公司带来不可预测的损失。因此,相关人员应在归档数据时提前备份。并存储在不同的地方,一旦意外删除,您可以获取其他路径中的数据并再次存档。

综上所述,近年来,中国的科技和社会水平不断提高,各行业也发展迅速。信息技术已渗透到公司办公室,大大提高了员工的工作效率。但是,目前,这种电子办公模式在企业文件管理中仍然较少。传统文件管理存在明显的弊端,电子企业文件管理模式是企业文件管理的必然趋势。因此,本文在电子技术和信息化背景的基础上,首先分析了现阶段企业档案管理存在的问题,然后结合问题提出有针对性的创新优化和具体应用措施,旨在有效提高效率。和企业文件管理的质量。更好地适应企业的发展。